工服报价附送几件衣物，确认清单别把赠送数量并入员工名额

工服询价时，供方回复本单可另附几件衣物。经办人如果马上把它们并入员工发放数，后续可能才发现附送款式、尺码或标识处理尚未说明。附送数量是一条待落实的采购信息，不能自动当作已经能够发给指定员工的成品。项目先把付费订购与另附衣物分开，再确认它们能否承担同一用途。

一、先保留供方回复中的真实范围

记录回复日期、对应报价版本、附送所指的衣物类型与数量，以及供方已经说清或还没说明的条件。只说几件上衣时，不扩写成几套制服；只说可以安排时，不标为已经制作或已经备货。经办人可以追问，但不能替供方选择尺码、颜色和处理方式。

本篇不是判断赠送约定的法律效力，也不提供通用优惠规则。真实范围以本单明确回复和双方确认安排为依据。口头或聊天信息可以保留为待确认依据，但不能因为看起来有优惠，就跳过项目正常的制作与交付确认。

二、把员工需求与附送衣物逐项对上

员工名额来自本项目实际需求，先完成正常的款式、尺码与配套明细。如果准备将附送件分配给其中某些人，请供方确认这些件是否与对应需求一致：是否为同一款、是否具备所需尺码、是否包括本单标识处理，是否按同一确认依据交付。

若只能附某些尺码，不应该为了用完附送件改变员工真实需求。若附送的是另外一款，也不要在原订单里把它记成同款备用。可先将其标为“用途待确认”，由负责人员决定是否接受和怎样安排，不把赠送数量当成实际合适人数。

三、在清单中分别列数量和交付关系

建议保留付费订购件与另附件两组，逐组记录款式、颜色、尺码、数量、标识要求和交付安排。总数量可用于清点，但不能让总数覆盖两组之间的差异。报价单、制作明细和包装清单若采用不同写法，应请供方说明如何对应，避免其中一份有附送件，另一份完全没有。

附送件如果晚到，先如实记录尚未接收的部分；不能在主订单到货时把整张清单一起标为完成。若后来调整或取消，也在原版本中保留变化依据，不直接删除该行，使下一位经办人无从知道为什么原回复中的数量不见了。

四、到货后先核实再分配

收到另附件时，按事先确认范围核对实物和数量，再决定是否进入员工领用或备用库存。未经确认的颜色、尺码或不同款式，保留待处理状态并向供方沟通，不能凭“反正是送的”省去用途判断。普通制服的外观一致不等于专业性能一致，需要的资料应另行核对。

一条附送记录可以写为：报价版本、承诺范围、未决条件、确认款式尺码、计划用途、实际接收、最终分配。这样优惠信息仍被保留，但不会悄悄改变员工名额、制作明细或实际完成数量。真正有用的附送，是能找到对应实物与明确用途，而不只是总表里多出几个数字。